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连锁超级市场、便利店管理通用要求总部管理
时间:[2013-11-04]    来 源:未知     作 者:admin  点击:

 


 1范围
  本标准对连锁超级市场、连锁便利店总部的主要经营管理进行规范。
  本标准适用于超级市场和便利店业态的连锁经营。
  2连锁超级市场、连锁便利店总部管理规范
  2.1 连锁超级市场、连锁便利店总部的组织机构
  连锁总部根据企业发展规模和速度不同,应设立相应的组织机构。主要有:发展部、人事教育部、商品(开发)采购部、商品配送中心、企业管理部、财务部、信息部以及相关的后勤部门。
  2.2 总部各部门的职责
  2.2.1 发展部的职责
  发展部具有网点开发、选择、论证、项目谈判、签约、档案工作以及开店前后的设备管理和对外联络工作职责。
  2.2.1.1 网点的选择应注意策略性和原则性。在选址上应遵循以下原则:
  a) 在选择网点前,要有规划地进行环境分析:如商圈发展潜力,将来可能变化的趋势、城市规划、交通状况、人文景观变化等。
  b) 开展市场调查,主要调查:人口结构、就业状况、人均收入、住房状况以及周边的机关团体、企业事业单位入住等项。
  c) 对竞争店或同业态店开展调查,主要调查:销售额、商店规模、客流量、商品价格、商品陈列、商品质量等项。
  d) 分析开店市场:分析新建城市、新居民区或新商业区的市场潜力,预测近期或将来发展潜力以及开店后达到盈亏平衡点所需时间等。根据分析,决定选址与否。避免在竞争激烈的地方或因同业态的商圈重叠造成的两败俱伤。
  e) 在发展网点时,要坚持区域集中开店原则,为开展组织化,集约化经营创造基础条件。
  2.2.1.2 新开门店的租金确定和投资预算
  租赁年限和租金确定:租赁网点,考虑租金时,应为门店每平方米销售额的3%左右,同时还要考虑租赁年限。
  b) 投资预算:根据国际惯例,一般在2~3年内收回投资成本为宜。
  2.2.1.3 新开门店卖场、仓库、办公室配置
  合理配置前后台面积:合理配置营业场所、仓库、办公室的比例,尽可能增大营业面积,缩小仓库、办公面积。
  b) 前台配置必须做到:整个卖场布局主次通道设定、设备布局需求适量,内外装饰设计协调、玻璃透明、灯光明亮、墙壁坚固、价廉美观、地板耐久、耐脏、易清洗。
  2.2.1.4 新开店工程进度控制、监督验收
  控制好进度,在保证质量的前提下,争取早开业。
  b) 严格按施工标准进行监督、验收、验收不合格,一律不能交付使用。特别是水、电的配套工程。
  2.2.1.5 设备采购和维修
  设备采购:超级市场营业时间较长,采购设备必须本着牢固、耐用的原则,必需设备有敞开式货架、收银机、空调机等。
  b) 设备维修:定期对设备进行检查、保养、维修。
  2.2.2 人事教育部职责
  人事教育部具有人员调配、提升、分配和人才培训两大职能。此外,还应协助其他部门,研究企业发展战略。
  2.2.2.1 人员的调配、提升、分配职责
  a) 人员的调任、提升:企业要为每一个人创造提升、增薪的机会。连锁公司网点分散,因此,在用人、提升、调任方面,都要有一套考核标准、严格按标准进行操作。
  b) 人员调配和聘任
  1) 管理人员的招聘:一般指店长、副店长和店长助理的招聘,对他们的基本素质(如学历等)必须有一个标准。同时,再进行一段时间的培训、考察,以确定是否掌握门店的各种岗位技能,还要考虑是否具备领导能力和组织经营能力。
  2) 一般工作人员的招聘:对理货员、收银员也应有一套完整的考核标准。
  c) 用工分配
  1)根据销售额与利润率、人均销售额等,合理地确定门店用工人数。
  2)根据工作量和操作技能,合理调配各部门的用工数。
  2.2.2.2 人才培训职责
  对各层次人员进行培训。其中包括上岗前的培训和在岗的培训。
  2.2.2.3 研究企业发展方向和发展战略
  人事对企业的强项弱项开展经常性分析研究,协助其他部门制定出企业发展的中、长期计划和经营战略。
  2.2.3 商品(开发)采购部的职责
  商品的采购和开发,根据市场定位,制定进货商品计划和开发商品计划。根据销售情况、竞争条件和市场变化,调整商品结构、商品定价和商品销售方法。
  2.2.3.1 商品采购职责
  采购人员根据各店的进货量、销售量、退货量和库存情况,调整和制定商品采购计划、商品销售计划、商品促销计划、商品陈列规划、开展市场和调查、与相关部门交流信息等。
  连锁总部商品采购人员应具备以下条件:
  a)具有商品采购的专业知识;
  b)市场商品信息灵通;
  c)具有良好的道德品质;
  d)有刻苦、勤奋的工作态度;
  e)有较高的交易谈判技巧;
  f)有良好的交际能力。
  2.2.3.2 商品开发职责
  a) 商品开发的原则。根据开发创造低成本高效益的本企业商标商品的要求,商品开发必须符合超级市场、便利店业态的经营特点和市场定位,坚持为企业创造高毛利、高周转、树立企业形象,创造企业自有品牌,为顾客服务等原则。
  b) 连锁公司开发的商品,应具有以下特点:
  1)居民每天都消费的大众用品、实用品;
  2)不需多程序加工,可快捷消费的商品;
  3)多数人能购买的价格;
  4)是其他公司或商店没有的商品或商品品种;
  5)应有独特的、简易的包装或标记。
  c) 商品开发形式。商品开发有以下几种形式:
  1)共同开发。向生产厂商提出新产品性能、规格、质量等要求,同厂商共同开发。依市场需求购进,风险由厂商承担;还可以选择没有竞争利害关系的同业者,开展联合开发;
  2)独自开发。连锁公司负责原材料、设计等,委托厂商加工,产品全部收购,风险自负;
  3)特色商品开发。连锁公司在掌握市场需求信息和开展充分的需求预测的前提下,为适应多样化需求和丰富商品品种,对生鲜商品等,可考虑开发一些定期定量直接配送商品和适量的半加工小包装商品。
  2.2.4 商品配送中心职责
  2.2.4.1 要以合理的费用将短距离、多品种、少批量的商品,按门店的补货计划要求,准确配货、按时配送。
  2.2.4.2严格把住进货、验收关,建立健全商品进货质量检验制度,做到进出库商品单、货一致。有条件的要实行定期实物检验。
  2.2.4.3 科学合理地安排库容,对库存商品实行仓卡货制度,根据商品生产日期、保质期等,做到先进先出。
  2.2.4.4 科学地开展库存管理,根据商品销售速度快、慢,将商品区别存放管理,以便于通过销售速度,判断或掌握进货量,促进商品周转。
  2.2.4.5 同企业相关的部门交流商品库存信息和销售信息,对滞销商品提出处理意见。
  2.2.4.6强化对各门店的服务意识,扩大配送份额,加强配送业务管理,设立送交货登记制度,确保门店顺利经营。
  2.2.4.7 配送中心要定时提供库存商品分析,提供库存上下限报警和保质期报警。
  2.2.5 企业管理部职责
  企业管理部负责各种规章制度的制定、推行和监督;各种经营活动的组织和策划,门店的经营指导和消费者的投诉处理。具体内容是:
  2.2.5.1负责组织制定各部门各种制度,制定门店营业手册和各种岗位职责,制定对员工的考核、实施办法和管理细则,监督管理实施。
  2.2.5.2促进各门店经营目标的实现。
  2.2.5.3 组织各类促销活动,设定促销目标,拟定促销计划的要素及实施方式。
  2.2.5.4开展业绩竞赛活动。业绩竞赛应该做到:
  a) 明确业绩竞赛要素;
  b) 开展公平竞争;
c) 制定竞争目标。
2.2.5.5对门店的经营指导
总部对门店的经营指导由企业管理或专职经营指导(督导员)来完成,经营指导员(督导员)是总部和门店之间的重要桥梁,代表总部监督指导门店,把总部的指令、决策及时正确地传达到门店,把门店的需要、困难及有关经营的各种信息及时反馈给总部。经营指导员除了掌握门店的一些基本技能外,还必须掌握门店的管理要点:
a) 营销分析;
b) 各种报表的数据分析与对应策略;
c) 商品管理与商情分析;
d) 损益分析与对策。
2.2.5.6 消费者投诉处理
企业管理部门接受消费者的投诉,对投诉的处理,要本着圆满解决和迅速解决的原则,目的是最大限度的减少负面影响,增加正面效应。
2.2.6.1 财务的主要职责是:
制定资金运用计划,在主管经理领导下管理和调度资金;
b) 编制和分析各种财务报表、会计报表;
c) 审核进出货凭证、汇总进货原始凭证、处理定货、进货及其他账务;
d) 统计每日营业额;
e) 负责组织各门店商品盘点;
f) 负责审报缴纳税金;
g) 负责编制年度决算报表;
h) 辅导门店会计作业;
i) 完成总经理交办的其他工作。
2.2.6.2 财务管理规范
a) 财务会计汇总原始凭证时应:
1)审核收货单与发票开出的商品是否一致;
2)审核收货单上是否有采购主管部门的商品验收章;
3)凭合乎规定的收货单及发票做会计应付款帐目。
b) 归集门店营业收入时应做到:
1)各门店按总部规定的时间和方式上缴营业款;
2)财务部详细登记各门店营业款上缴情况;
3)财务部要及时督促门店上缴营业款,对迟交营业款的报有关部门并协助处理。
c) 门店的结算:财务部在归集门营业收入时应该核对各门店的营业收入、价格等,做到准确无误。
d) 对供应商的结算财务部应:
1)核对付款时间是否符合总部计划;
2)核对价格、金额是否准确;
3)核对商品与发票是否一致。
e) 商品盘点管理
1)准备:财务部根据本企业规模和运营情况制定计划,确定盘点区域和盘点人员。门店一般1~2个月盘点一次,配送中心1个季度盘点一次。
2)盘点实施:盘点一般行进行初点再更换盘点负责人进行复点,记录两次结果。必要时总部可派人进行盘点抽查。
3)盘点的结果处置:各门店及配送中心在盘点复审之后,结算毛利,编写盘点报告,根据盘损率找出原因,制定并采取相应的纠正措施。总部要对纠正措施执行情况,进行跟踪检查。
2.2.7 信息部职责
信息部负责管理本企业信息系统,并维护计算机系统。信息系统主要包括:
2.2.7.1 营业系统
a) 商品管理系统:商品采购、进货管理,商品接货、订货管理,商品物流配送管理,商品促销管理;
b) POS系统:是商店的时点销售数据管理系统;
c) 营业管理:销售额管理以及对不同部门的利益管理。
2.2.7.2 管理系统
a) 会计管理:会计管理、财务会计、欠款支付、借户管理、货主管理、固定资产管理;
b) 人事管理:工资管理、出勤管理、人事信息管理;
c) 经营信息管理:预算管理、顾客管理。
2.2.7.3 外部信息管理
主要有竞争对手的门店信息管理,客户信息管理和银行信息管理。
以上是连锁公司总部的几个主要职能部门。此外,还有相关后勤部门,负责整个公司的后勤工作;广告部门负责形象设计;各企业在发展过程中,可根据自身的情况,适度调整及增减这些职能部门和分工。

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